Drie gouden regels om een ijzersterk sponsordossier op te stellen

Elke vereniging heeft sponsors nodig om haar projecten te financieren. Om die sponsors te overtuigen, is een aantrekkelijk sponsordossier een must. Het document moet beantwoorden aan enkele gouden regels.

Hoe stel je een sponsordossier samen? Hoe maak je zo’n dossier op, hoe structureer je het? Bestaat er een template voor een dergelijk sponsordossier? Een voorbeeld? Talrijke verenigingen, vzw’s en culturele of sportieve clubs stellen zich deze terechte vragen. Enkele tips om je op weg te helpen…

 

1. Weet wie je aanschrijft

Arrow in the bullseye of an archery target on a white background.

Een financieringsaanvraag kun je naar verschillende actoren sturen: stichtingen, grote bedrijven, kmo’s, overheden… Sommigen zijn tevreden met een standaarddocument, voor anderen moet het dossier aan enkele precieze criteria voldoen. Zorg dat je op voorhand voldoende informatie inwint, zodat je dossier niet om louter ‘administratieve’ redenen wordt afgekeurd.

Daarnaast verschilt je argumentering naargelang de sponsor. Als je steun wilt ontvangen, is het dus belangrijk dat je de ontvangende partij voor ogen houdt voordat je je dossier opstelt.

Onze raad: stuur je dossier niet zomaar uit op goed geluk, maar zoek uit welke oproepen tot het indienen van projecten er momenteel bestaan. Door in te gaan op een oproep om een project in te dienen, kun je je vraag beter kaderen. De website www.goededoelen.be bevat de meest recente oproepen van de Koning Boudewijnstichting. Ze staan gegroepeerd per afsluitdatum en vermelden het doel, het steunbedrag enz. Controleer of je dossier zeker beantwoordt aan de selectiecriteria.

 

2. Presenteer en structureer het dossier zorgvuldig

Je sponsordossier telt idealiter 5 of 6 pagina’s. Vermijd speelse lettertypes. Eenvoud is hier de norm. Voeg ook een samenvatting toe als je dossier meer dan 5 pagina’s bevat. Het voorblad vermeldt het logo of de naam van de vereniging, de naam van het project en de contactgegevens van de verantwoordelijke. Voeg ook enkele expressieve foto’s toe die je project belichamen, maar overdrijf ook niet te veel. Waarom? Je gaat meestal in op een oproep tot het indienen van een project. En die oproep kijkt naar objectieve criteria, niet naar jouw creativiteit! 😉

Je dossier moet tegelijk kernachtig en volledig zijn. De volgende gegevens moeten er zeker en vast in staan:

> Een voorstelling van de vereniging, de coördinator van het project en de mogelijke begunstigers. Dat verleent geloofwaardigheid aan je project en biedt vertrouwen in diegenen die het steunen.

> Een beschrijving van het project.Waar is het project uit gegroeid en wat zijn de doelen en vooruitzichten? Waar draait het om en hoe kan het een verschil maken? Ga naar de kern van de zaak en verzorg je argumentering. De sponsor moet kunnen begrijpen waarom je juist op hem een beroep doet.

> Een overzicht van de promotiekanalen. Ben je van plan marketingcampagnes te voeren? Licht ze dan even toe. Wordt je project ook ondersteund door een bekende ambassadeur of ambassadrice? Sponsors willen graag weten of ze in ruil voor hun steun zichtbaarheid krijgen.

> Een inschatting van het budget.Wees transparant. Hoeveel is er nodig om je project op te starten en te realiseren? Wat zijn de kosten en inkomsten? Krijg je ook andere subsidies? Welk onderdeel van het project zou je willen laten financieren door je sponsors? Let erop dat je aanvraag realistisch blijft. Laat zien dat je niet alles op één paard inzet. Maak de rekeningen van de vereniging beschikbaar indien de sponsor ze wil bekijken of voeg ze toe als bijlage. Sommige stichtingen vragen ernaar zodra je je dossier indient.

Onze raad: vraag nooit om je project 100% te financieren. Maar vermijd daarentegen ook om 300 € te vragen! Beschrijf altijd waarvoor het bedrag zal worden gebruikt. Opgelet: vaak mag slechts 20% van de financiering naar personeel gaan. Dat is bijvoorbeeld een van de criteria om steun aan te vragen voor je project bij de Stichting ENGIE. Zorg dat je nooit de indruk geeft dat het geld ten voordele van één enkele persoon kan komen.

> Een schets van het gewenste partnerschap en het resultaat. Zoek je een exclusieve, eenmalige sponsor? Een partnerschap in natura (transport, materiaal…)? En wat met de zichtbaarheid van de sponsor? Logo, aanwezigheid, deelname aan evenementen zoals festivals bijvoorbeeld? Mag de sponsor de vereniging vermelden in zijn interne en/of externe communicatie?

Dien altijd een volledig dossier in, in overeenstemming met de vereisten van de oproep tot het indienen van projecten, zodat je aanvraag niet onontvankelijk kan worden verklaard.

 

3. Focus op het gevoel en de menselijke kant van je sponsordossier

Word niet te sentimenteel, maar speel wel in op het gevoel wanneer je je dossier schrijft. Een ontroerend, tastbaar en menselijk dossier heeft altijd meer impact. Een sponsor echt raken heeft veel met gevoel te maken. Het is belangrijk dat je de sponsor laat delen in jouw eigen toewijding aan het project.

Veel geluk toegewenst!

 

 

 

 

 

 

 

De Stichting ENGIE besteedt jaarlijks 500.000 € aan verenigingen die ijveren voor de integratie van kinderen en jeugd door opleiding, sport en cultuur. Is jouw vereniging op zoek naar subsidies? Dien je project in bij de Stichting ENGIE

Stichting ENGIE - Project indienen

It's only fair to share...Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn